Znáte to jistě všichni, s každým rokem podnikání přibývají doslova stohy papírů, které musíte uchovávat. Do jaké míry je důležitá archivace firemních dokumentů? Víte, které dokumenty je opravdu nutné archivovat a jak dlouho? Tuto otázku Vám jednoduše zodpoví následující článek.
Celou tuto problematiku upravuje několik právních předpisů: Zákon o účetnictví, Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, Zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení a v případě plátců DPH také Zákon o dani z přidané hodnoty.
Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů říká, které dokumenty je třeba ve firmě archivovat stále. Jsou to zejména:
1. Dokumenty o vzniku, přeměně a zániku tedy zakladatelské dokumenty, statuty, stanovy, jednací řády, organizační řády a schémata, dokumenty o přeměnách právnických osob, dokumentace o zrušení a zániku.
2. Dokumenty o řízení tj. protokoly a zápisy z jednání statutárního orgánu a dozorčího orgánu, zprávy dozorčího orgánu, zápisy z valných hromad s přílohami, výroční zprávy a zprávy o auditu.
3. Dokumenty o majetku jako mimořádné inventarizace majetku při vzniku, dělení nebo likvidaci obchodních společností a družstev, smlouvy o převodu vlastnického práva k nemovitostem a listiny osvědčující přechod vlastnického práva k nemovitostem a také dokumentace zápisu a certifikace ochranných známek.
4. Účetní závěrky.
5. Dokumenty vztahující se k předmětu podnikání, tedy podnikatelské záměry, vývojové studie a dokumentace výrobků.
Všechny uvedené dokumenty se až na výjimky mohou zničit pouze v případě, kdy dojde k ukončení činnosti firmy. I pak je ale třeba řídit se tímto zákonem a podat skartační návrh na státní archiv. Ten rozhodne, zda si některé dokumenty ponechá a následně vydá povolení ke skartaci.
Podle Zákona o účetnictví jsou účetní jednotky povinny uschovávat účetní záznamy pro vedení účetnictví jakožto součást archivace firemních dokumentů. A to:
- účetní závěrku a výroční zprávu po dobu 10 let (počínaje koncem účetního období, kterého se týkají)
- účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy a účtový rozvrh po dobu 5 let (počínaje koncem účetního období, kterého se týkají)
- účetní záznamy, kterými účetní jednotka dokládá vedení účetnictví, po dobu 5 let (počínaje koncem účetního období, kterého se týkají)
Tato doba se může prodloužit, pokud jde o zboží v záruční lhůtě nebo reklamačním řízení a to o období, po které tato lhůta běží nebo řízení trvá. Stejně tak pokud jde o neuhrazenou pohledávku či závazek, musí účetní jednotka uschovat záznam až do konce následujícího účetního období po tom, ve kterém došlo k úhradě.
Pro plátce DPH pak platí povinnost dle Zákona o dani z přidané hodnoty všechny daňové doklady rozhodné pro stanovení daně uchovávat nejméně po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se zdanitelné plnění uskutečnilo.
Pokud má Vaše společnost zaměstnance, týká se Vás také Zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, který stanovuje povinnost uchovávat stejnopisy evidenčních listů po dobu 3 kalendářních let po roce, kterého se týkají. Dále pak mzdové listy nebo účetní záznamy pro účely důchodového pojištění po dobu 30 kalendářních let následujících po roce, kterého se týkají. V případě, že je zaměstnanec již poživatelem starobního důchodu, zkracuje se tato lhůta na 10 kalendářních let. Obchodní společnosti musí také za období před rokem 2014 evidovat seznam společníků a členů statutárních orgánů a dozorčí rady této společnosti v jednotlivých kalendářních měsících a přehled kalendářních měsíců, za které neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti. A to po dobu 6 kalendářních let následujících po měsíci, kterého se záznam týká, vždy však po dobu 3 kalendářních let následujících po měsíci, ve kterém bylo dlužné pojistné za tento měsíc uhrazeno.
V následující tabulce najdete přehledné shrnutí archivace firemních dokumentů a výčet nejčastějších dokumentů, které je potřeba uchovávat a dobu archivace v letech.
Zákon o účetnictví | Zákon o DPH | Zákon o organizaci a provádění soc. zabezpečení | |
| Účetní závěrka, výroční zpráva | 10 | ||
| Účetní doklady, knihy | 5 | 10 | |
| Účetní záznamy | 5 | ||
| Mzdové listy | 30 | ||
| Stejnopisy evidenčních listů | 3 |
Po uplynutí této doby je možné záznamy zničit. Vzhledem k tomu, že se jedná o citlivé dokumenty, jejich znehodnocení by mělo znemožnit rekonstrukci a identifikaci obsahu dokumentu. Nejvhodnějším způsobem je tedy skartace. Podnik by si měl vytvořit vnitropodnikovou směrnici, která bude jak archivaci, tak skartaci dokumentů upravovat. Nakládání s dokumenty zjednoduší skartační plán, kde jsou uvedeny skartační lhůty pro jednotlivé záznamy a odpovědný pracovník k němu může přiložit protokol o provedené skartaci.
Za JVL, Jana Vítková
Zdroje:
Zákon o účetnictví
Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů
Zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení
Zákon o dani z přidané hodnoty